装修过种中遇到的问题？

很不幸，这次你们组的项目交付又延期了。

你和每一次项目延期交付时一样，在工位上沉默，在低气压的会议室和组员复盘。

在你的计划中，组员应该像一套房子的装修队那样，按照你给出的设计图一步步执行计划，直到整座房子装修完成，进而等待验收。

可是你的「装修队」出现了问题。

每个人看到了设计师的规划图之后，很快就能理解自己要做的工作是什么，并且已经开始谋划从哪里入手。

但很快问题就出现了，在执行的时候，墙面的油漆还没有刷完，铺地板的已经开始工作了，这个时候，运送家具的队伍又着急忙慌地赶来了，但是屋子里都还是半毛坯房的状态，于是乎家具又只能在外面等着...

各个团队挤作一团，每个人都在强调着自己的重要性，并且对装修的先后顺序有着自己的看法，对工作的方式也都坚持着自己的一套原则。身为管理者的你只能在各个团队里来回穿梭，协调大家的工作方式与时间，同时又要不断催促项目进展...

挺窒息的，不是吗？

经过一而再再而三地协调，项目终于可以按部就班进行了，可是这个时候，离「交房」日期只有几天的时间了。
问题出在了哪里？

回顾一下「装修队」的工作过程，你或许能发现一些端倪：

- 项目团队和研发团队之间的沟通存在各种障碍。不同的工作模式和管理工具导致团队间信息隔离，研发进度黑盒，仅靠团队间询问式沟通，风险判断滞后，交付一再延期，团队间信任度受损，客户满意度和回款进度难以保障。

- 不同组织架构、规模、工作模式的团队，对项目管理的理解和做法各不相同，项目团队也没有合适的项目管理工具可用。

简单来说，「没有工具可用+团队沟通不畅」导致了一系列问题。

既然问题找到了，那么该如何解决呢？
你会怎么做？

你可能会想到，是否可以使用市面上热门的管理工具来管理项目，进而提升效率？以软件项目交付为例，比如：

- Project/Teamwork：用于项目里程碑、项目任务（wbs）拆解

- JIRA/Teambition/TAPD：用于敏捷迭代管理

- Odoo：用于工时统计

- Excel：用于收集项目需求、问题

从某种意义上来说，这些都是市面上比较主流或热门的工具，同时也是处理对应任务时，公认的比较好用的软件。类比到「装修队」的例子里，你可以理解为，团队采购了最好的装修材料、使用了最先进的装修工具。

但是，把各种好用的、热门的工具堆叠在一起，真的能为项目带来效率成倍提升的效果吗？

事实上，多种工具必然会带来一些问题，比如：

1、数据孤岛

不同环节的数据分散于不同的系统中，彼此独立形成数据孤岛。当项目范围、成本、进度发生变更时，上下游无法及时同步、对齐信息，导致潜在风险被掩盖，管控滞后。

2、统计成本巨大

为统计多个项目执行成本、进度、质量，需要花费数小时手动导出各工具内的数据进行拼凑、汇总，在数据的海洋中疲于奔命。

3、业务限制

常见的项目管理工具内置了既定的管理流程，无法完全贴合不同公司独特的项目管理流程和可能的变数，常需要靠其他工具弥补。结果是工具越堆越多，流程越来越乱。

4、采购成本高

多系统采购成本高昂，如果你有一个 30 人的研发团队，每年的项目管理系统、研发敏捷管理系统、客户问题管理系统采购成本高达数万元甚至数十万元。

与此同时，低效沟通的问题仍然没有得到解决：

- 项目经理和研发团队依然在依靠发文件、发信息、打电话，低效且极易产生信息遗漏和理解偏差；

- 项目经理无法及时获知研发进度，把控研发风险，导致风险判断和应对措施滞后，影响项目的按时交付和回款。